For forvaltningsmyndighedernes sagsbehandling gælder officialprincippet. Officialprincippet findes hverken beskrevet i eller i forvaltningsloven, men har hjemmel i uskreven retssædvane.
Officialprincippet betyder, at en forvaltning har ansvaret for at de nødvendige oplysninger foreligger, og at de nødvendige undersøgelser foretages inden der træffes afgørelse i en sag. I praksis foregår dette i vidt omfang via de oplysninger, der pligtmæssigt indberettes i henhold til lovgivningen.
Officialprincippet betyder ikke nødvendigvis, at forvaltningsmyndigheden altid selv skal fremskaffe de nødvendige oplysninger. Dette kan ske i samarbejde med andre myndigheder og borgeren/virksomheden selv. Forvaltningsmyndigheden vil dog ikke uden videre kunne lægge borgerens/virksomhedens oplysninger til grund, men må i et nødvendigt omfang kontrollere dem og således sikre, at sagen bygger på det materielt rigtige grundlag.
I SKM2003.27.ØLR fandt Landsretten, at Told-og Skattestyrelsen både ved udsendelse af agterskrivelse og ved udsendelse af kendelse havde et fuldt tilstrækkeligt faktisk og retligt oplysningsgrundlag til at kunne træffe en korrekt afgørelse.
Et væsentligt led i told- og skatteforvaltningens sagsbehandling er told- og skattelovgivningens bestemmelser om pligtmæssige oplysninger fra borgerne/virksomhederne. Det drejer sig især om reglerne om den enkelte borgers/virksomheds selvangivelsespligt, angivelses- og oplysningspligt i øvrigt, men også om told- og skatteforvaltningens adgang til at indhente regnskabsmateriale, foretage virksomhedseftersyn og indhente oplysninger fra tredjemand, jf. reglerne i skattekontrolloven og afgiftslovene.
Det almindelige krav om, at myndighederne skal påse, at sagbehandlingstiden ikke bliver unødigt langvarig indebærer ikke, at myndighederne kan undlade at sørge for, at sagen er forsvarligt oplyst. I de tilfælde, hvor sagsbehandlingstiden har givet anledning til kritik fra Folketingets Ombudsmand, retter kritikken sig først og fremmest imod de perioder i sagsforløbet, hvor sagens behandling har været gået helt i stå, jf. fx FOB 1995, 237 og FOB 1995, 251. Det må derfor påhvile den myndighed, der har foretaget en høring eventuelt at rykke for et høringssvar, og det kan ofte være hensigtsmæssigt at fastsætte en svarfrist.
Se nærmere om konsekvenserne af manglende overholdelse af officialprincippet i afsnit F.1.