I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller i sager, hvor myndigheden på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne, jf. OFL § 6, stk. 1. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Der kan både være tale om, at myndigheden på egen hånd indhenter mundtlige oplysninger, eller der kan være tale om en henvendelse fra borgeren/virksomheden selv eller fra en trediemand, eksempelvis fra en anmelder.

Dokumenter, som indeholder oplysninger, der er noteret i henhold til notatpligten, er en del af grundlaget for afgørelsen og er undergivet aktindsigt med de undtagelser, der følger af OFL §§ 7-14, jf. afsnit M.1.2.2.

Sådanne dokumenter er ligeledes omfattet af parters ret til aktindsigt med de undtagelser, der følger af FVL §§ 12-15, jf. afsnit M.1.2.1.

Hvor der ikke findes et lovbestemt krav om, at en anmodning skal fremsættes skriftligt, kan en sag derfor startes mundtligt, ved at borgeren/virksomheden henvender sig personligt eller telefonisk, og ved at myndigheden i henhold til notatpligten noterer anmodningen eller henvendelsen fra borgeren/virksomheden, uanset om det i forbindelse med sagbehandlingen er nødvendigt at kræve skriftlig dokumentation. Se nærmere om konsekvenserne af manglende overholdelse af notatpligten i afsnit F.1.

Udover de oplysninger forvaltningen har pligt til at notere efter OFL § 6 følger det af god forvaltningsskik, at myndigheden desuden skal notere væsentlige oplysninger om sagens ekspedition.