Reglerne om dokumentation for godtgørelse af energiafgifter og CO₂-afgift fremgår af mineralolieafgiftslovens § 11, stk. 16, kulafgiftslovens § 8, stk. 2, 2. punkt, elafgiftslovens § 11, stk. 16, 2. punkt, naturgasafgiftslovens § 11 og CO₂-afgiftslovens § 9, stk. 18.

Fakturaer mv.
Det er en betingelse for godtgørelse af energiafgifter og CO₂-afgift (og vandafgift), at virksomheden kan fremlægge fakturaer, regninger, afregningsbilag, notaer eller acontoopkrævninger, der opfylder kravene til fakturaer, jf. A.10. Disse krav gælder for virksomheder, der er registreret efter de pågældende afgiftslove, fx olieselskaber, der er registreret efter mineraloliafgiftsloven, og naturgasselskaber, der er registreret efter naturgasafgiftsloven.

Andre virksomheder, der sælger afgiftspligtig olie, kul, gas, elektricitet og naturgas, skal efter anmodning fra en momsregistreret køber udstede en faktura med de krævede oplysninger.

Hvis afgiftsbeløbet for leverancen ikke direkte fremgår af fakturaen, må virksomheden selv beregne afgiftsbeløbet. Det gøres ved at gange den leverede mængde med afgiftssatsen. Afgiftssatsen skal derfor fremgå af fakturaen. Det er køberen selv, der må sikre sig, at fakturaen indeholder de nødvendige oplysninger, herunder oplysninger om afgiftens størrelse.

Det samme gælder minimumsafgift, hvis varmen er fremstillet ved brug af fuelolie.

Elektricitet
Virksomheder, der leverer elektricitet, skal mindst en gang årligt oplyse momsregistrerede virksomheder om størrelsen af elafgift, eldistributionsbidrag og CO₂-afgift på den leverede elektricitet, jf. elafgiftslovens § 11a, stk. 8 og CO₂-afgiftslovens § 10, stk. 5.

Naturgas og bygas
Virksomheder, der leverer naturgas og bygas, skal mindst en gang årligt oplyse momsregistrerede virksomheder om størrelsen af naturgasafgift og CO₂-afgift på den leverede gas, jf. naturgasafgiftslovens § 12, stk. 8 og CO₂-afgiftslovens § 10, stk. 5.

Ledningsført varme
Det er en betingelse for at opnå godtgørelse, at varmen er leveret særskilt til virksomheden fra et fjernvarmeværk eller en anden momsregistreret varmeproducent. Varmen kan dog også være leveret via en ejendomsudlejer, som så kan være frivilligt registreret efter momsloven for levering af varme.

Virksomhedens forbrug af varme skal mindst én gang årligt opgøres af den pågældende varmeleverandør.

Varmeproducenter (fjernvarmeværker og andre momsregistrerede varmeproducenter) og varmeleverandører skal føre et regnskab, der kan danne grundlag for opgørelse af afgiften af den energi, der er forbrugt til produktion af varme eller fjernvarme. Afgiftsbelastningen på den leverede varme skal fremgå særskilt af regnskabet og faktura.

Endvidere skal varmeleverandøren mindst én gang årligt oplyse momsregistrerede virksomheder om størrelsen af energiafgiften og CO₂-afgiften på den olie, el, gas, kul eller affaldsvarme, der er brugt ved fremstilling af den varme, som er leveret til virksomheden, jf. mineralolieafgiftslovens § 12, stk. 10, kulafgiftslovens § 9, stk. 9, elafgiftslovens § 11a, stk. 8, naturgasafgiftslovens § 12, stk. 8 og CO₂-afgiftslovens § 10, stk. 5. 

Afgiften kan være angivet med oplysning om afgiftsbelastningen pr. enhed (fx afgift pr. GJ eller MWh. Afgiftsbeløbet beregnes herefter ved at gange afgiftsbelastningen pr. enhed med den samlede varmeleverance i perioden.

Hvis der er brugt flere slags afgiftspligtige brændsler til fremstilling af den leverede mængde varme, fx både olie og kul, skal opgørelsen indeholde særskilt oplysning om olie-, kul- og CO₂-afgift.

I SKAT-meddelelse, jf. SKM2006.211.SKAT præciseres, at energiafgiftslovene ikke hjemler adgang til at foretage en aftalebaseret allokering af varme. Dette indebærer f.eks., at det ikke er muligt ved aftale at allokere varme med høj afgiftsbelastning til kunder, der kan opnå godtgørelse af afgiften, og varme med lavere eller ingen afgiftsbelastning til kunder, der ikke kan opnå afgiftsgodtgørelse, når de to former for varme fysisk er sammenblandet.