Indhold
Dette afsnit handler om, hvordan virksomheder skal sikre og opbevare papirfakturaer og elektroniske fakturaer i hele opbevaringsperioden.
Afsnittet indeholder:
- Regel
- Sikring af papirfakturaer og elektroniske fakturaer
- Elektroniske fakturaer.
Regel
Med virkning fra 1. januar 2013 gælder der nye enklere regler vedrørende elektronisk fakturering. Reglerne bygger på et ændret EU-fakturadirektiv, som har til formål at fjerne barrierer for en større udbredelse af elektronisk fakturering og dermed lempe virksomhedernes administrative byrder. Reglerne medfører en ligestilling af papirfakturaer og elektroniske fakturaer - uanset om det drejer sig om fakturaer for indenlandske leverancer af varer og ydelser, grænseoverskridende leverancer af varer og ydelser til andre EU-lande eller til steder uden for EU. Se momsbekendtgørelsens § 68.
Det betyder desuden, at der ikke længere stilles særlige teknologiske krav i form af avanceret elektronisk signatur eller EDI ved elektroniske fakturering. Virksomheder kan ved almindelige generelle interne kontrolforanstaltninger sikre, at elektroniske fakturaer er autentiske og bevarer deres integritet på tilsvarende måde som papirfakturaer.
Sikring af papirfakturaer og elektroniske fakturaer
En virksomhed er forpligtet til at sikre oprindelsesægtheden, indholdsintegriteten og læsbarheden for såvel papirfakturaer som elektroniske fakturaer fra udstedelsestidspunktet til udgang af opbevaringsperioden.
Om fakturaens oprindelsesægthed menes sikring af oplysninger om leverandørens eller fakturaudstederens identitet.
Om fakturaens indholdsintegritet menes sikring af oplysninger om, at fakturaens indhold ikke skal kunne ændres eller slettes.
Om opbevaringsperioden gælder, at fakturaer som en del af virksomhedens regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, som fakturaerne vedrører.
Virksomheden fastlægger efter eget valg en procedure, hvorefter virksomheden sikrer, at oprindelsesægtheden, indholdsintegriteten og læsbarheden for både papirfakturaer og elektroniske fakturaer sikres i hele opbevaringsperioden.
Sikringen kan ske ved enhver form for egenkontrol af, at virksomheden i overensstemmelse med bogføringsloven og momsbekendtgørelsens kap. 13 etablerer et pålideligt revisionsspor mellem de fakturaer, som virksomheden udsteder, og de leverancer som virksomheden foretager.
Elektroniske fakturaer
Ved elektronisk fakturering forstås fakturaer, der opfylder indholdskravene til enten en fuld faktura eller forenklet faktura, og som er udstedt og modtaget i hvilket som helst elektronisk format.
Fakturamodtageren skal være indforstået med at modtage en elektronisk faktura. Denne accept anses at foreligge ved enhver form for accept, hvad enten denne er
- formel eller ej, eller
- stiltiende,
- hvis en elektronisk faktura indgår i modtagerens bogføring og regnskab, eller
- hvis modtageren betaler det fakturerede beløb ifølge en elektronisk faktura.
Ved fremsendelse af flere fakturaer ad elektronisk vej til samme registrerede kunde kan oplysninger, som er fælles for de forskellige fakturaer, fx sælgers og kundens navn og adresse, registreringsnummer, mv., blot angives en gang, hvis der for hver faktura er adgang til samtlige oplysninger. Se momsbekendtgørelsens § 68, stk. 5.
Virksomheder, der benytter elektronisk fakturering, skal opbevare beskrivelser af de systemer, herunder hardware og software, og de procedurer, der benyttes. Opbevaringen af elektroniske fakturaer skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser. Det gælder, uanset om data opbevares i virksomheden eller hos en tredjepart
De hidtil gældende teknologiske krav til sikkerhed for både ægtheden af fakturaernes oprindelse og integriteten af fakturaernes indhold kan fortsat benyttes, men disse metoder er ikke længere et krav. Det gælder bl.a. den sikkerhed, der kan opnås gennem enten
- en elektronisk signatur, eller
- elektronisk dataudveksling (EDI).