Indhold

Afsnittet indeholder :

Bagrund
Regel
Betingelser
Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre.

Baggrund

Bestemmelsen om journaliseringpligt skal sikre, at dokumenter i forvaltningsmyndighedens varetægt organiseres på en sådan måde, at de kan stilles til rådeighed for offentligheden bla. som led i behandlingen af en aktindsigtsanmodning.

Regel

Dokumenter, der er modtaget elller afsendt af en forvaltningsmyndighed, her SKAT, som led i administrativ sagsbehandling, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Se OFL § 15.

Journaliseringspligten gælder også i forbindelse med anmeldelser, herunder anonyme.

Nyt styresignal, der præciserer retningslinjerne for anonyme anmeldelser er i udkast udsendt den 2. juli 2014 på skat.dk/høringsportalen, i stedet for det ophævede SKM2009.210.SKAT. Ophævelsen af SKM2009.210.SKAT fremgår af SKM2014.181.SKAT

I udkastet til styresignal fremgår, hvordan og på hvilken måde journalisering skal ske.

Det fremgår bl.a, at når der modtages en anmeldelse med oplysninger om anmelders navn med mere skal dokumentet scannes og/eller journaliseres som helhed.

Det betyder, at både identifikationsoplysninger og oplysniger om eventuel ønsket anonymitet vil være registreret hos SKAT, og at alle oplysninger dermed vil være omfatttet af persondatalovens regler om indsigt og forvaltningslovens regler om aktindsigt for parter.

Journalisering skal foretages snarest muligt efter modtagelse eller afsendelse af et dokument. Breve bør journaliseres senest 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen. E-mails - der skal journaliseres - bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. Et dokument eller en e-mail kan efter omstændighederne journaliseres efter de nævnte ( 3-4 eller 7 ) arbejdsdage, hvilket fx kan være tilfældet, hvor en forvaltningsmyndighed behandler en sag, der er af en sådan følsom karakter, at det efter en (saglig) vurdering må antages, at kredsen af personer, der har kendskab til sagen og dens dokumenter, bør begrænses mest muligt.

Journalsystemet skal være indrette således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres :

Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse
Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.

Den korte, tematiske angivelse vil som udgangspunkt kunne være det pågældende dokuments overskrift. Derimod vil en ren typebetegnelse ikke være tilstrækkelig, fx brev, notat med videre. I nogle tilfælde kan en artsangivelse - fx borgerhenvendelse eller høringssvar - være tilstrækkelig, hvis sagens indhold er tilstrækkelig præcist afgrænset.

Betingelser

Pligten til journalisering gælder ikke alle dokumenter, idet journaliseringspligten gælder under forudsætning af, at dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og at det pågældende dokument har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det sammen gælder for interne dokumenter i endelig form.

Omfattet af journaliseringspligten er navnlig dokumenter som myndigheden - her SKAT- har afsendt eller modtaget - herunder også e-mail/SMS.

Ikke omfattet af journaliseringspligten er bla. bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser, der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed.

Udtrykket "betydning for en sag" betyder, om dokumentet har betydning for sagens indholdsmæssige del, mens der med udtrykket " betydning for sagsbehandlingen i øvrigt " menes, om dokumentet i forhold til den pågældende sag har en dokumentations- eller bevismæssig værdi.

Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte.

En tilsidesættelse af kravet om journaliseringspligt kan medføre, at klageinstans eller en domstol lægger borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sages oplysning i øvrigt.

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre.

Der er p.t. ingen afgørelser med mere vedr. journaliseringspligten.