Vis afgørelser, domme, kendelser og meddelelser mv. til "A.A.6.2.2.2.5 Omfang og undtagelser efter forvaltningslovens regler om aktindsigt" udsendt efter offentliggørelsen af denne version af vejledningen.

Indhold

Dette afsnit handler om omfanget af partens ret til aktindsigt og de undtagelser, der gælder for retten til aktindsigt.

Afsnittet indeholder:

Omfang
Undtagelse af dokumenter
Undtagelse af oplysninger
Ekstrahering
Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand.

Omfang

Partens ret til aktindsigt omfatter med de undtagelser, der er nævnt i FVL §§ 12 - 15 b, alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af skrivelser, der er udgået fra myndigheden (1), og journaludskrift og andre fortegnelser over sagens dokumenter (2). Se FVL § 9, stk. 2, nr. 1 og 2.

►En anmodning fra parten om aktindsigt i oplysninger, der senere måtte indgå på sagen (løbende aktindsigt), vil myndigheden i almindelighed være forpligtet til at notere på sagen og sørge for, at parten løbende eller i hvert fald med regelmæssige mellemrum bliver gjort bekendt med nye dokumenter i sagen. Se FOB 1992,60.◄

Se afsnit A.A.7.5 om ugyldig afgørelse ved manglende svar på anmodning om aktindsigt.

Retten til aktindsigt i et dokument, der er afsendt af myndigheden til andre end den part, der anmoder om aktindsigt, gælder først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet. Se FVL § 9, stk. 4.

Partens ret til aktindsigt omfatter interne faglige vurderinger i endelig form. Se FVL § 14 b. Bestemmelsen fastslår, at der i sager, hvor det er almindelig praksis at indhente eksterne faglige vurderinger af spørgsmål til brug for afgørelsen af den pågældende type sager, omfatter retten til aktindsigt oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, som måtte være foretaget af de pågældende spørgsmål.

Bestemmelsen omfatter ikke interne faglige vurderinger i endelig form til brug i retssager eller ved overvejelser af, om en retssag bør føres, selvom de indgår i sagstyper, hvor der er en almindlig praksis for at indhente eksterne faglige vurderinger af samme spørgsmål.

Undtagelsesbestemmelserne i FVL §§ 12 og 14, omfatter undtagelse af dokumenter, og bestemmelsen i FVL §§ 15, 15a og 15 b, omfatter undtagelse af oplysninger.

Undtagelse af dokumenter

Visse dokumenter er undtaget fra aktindsigt. Se FVL §§ 12 og 14.

Interne dokumenter

Partens ret til aktindsigt omfatter som hovedregel ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Se FVL § 12, stk. 1.

Bestemmelsen kan ikke anvendes i det omfang, de pågældende dokumenter videregives eller tidligere er blevet videregivet til andre myndigheder eller private, idet de ved ekstern videregivelse mister deres status som interne dokumenter. Se FVL § 12, stk. 1, 2. pkt.

Det gælder som hovedregel også for interne arbejdsdokumenter, der videregives til klage-, kontrol- eller tilsynsmyndigheder. Interne arbejdsdokumenter, der videregives til en klage-, kontrol- eller tilsynsmyndighed i anledning af en klage over afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter, vil dog ikke blive omfattet af retten til aktindsigt. Se FOB 1994, 52.

Afgivelse af internt arbejdsmateriale til Folketingets Ombudsmand i forbindelse med en klage vil uanset klagens indhold heller ikke medføre, at det pågældende materiale omfattes af retten til aktindsigt. Se FOB 1975, 318.

Det er i bemærkningerne til skatteforvaltningsloven anført, at den nye forvaltning skal være åben i forhold til borgerne. Etableringen af SKAT som en enhedsforvaltning har den konsekvens, at udveksling af dokumenter mellem de forskellige dele af denne enhedsforvaltning anses for intern set i forhold til de almindelige regler om aktindsigt.

Reglerne om partsaktindsigt vil dog i følge bemærkningerne i skatteforvaltningsloven blive administreret således, at der i samme omfang som tidligere vil være fuld aktindsigt i dokumenter om egne forhold. Det betyder, at interne dokumenter, der eksempelvis udveksles mellem to forretningsområder, ikke efter udveksling vil blive anset for interne dokumenter. Dokumenterne vil derfor efter princippet om meroffentlighed være omfattet af retten til aktindsigt efter forvaltningslovens almindelige bestemmelser. Der er et nyt styresignal under udarbejdelse.

Undtagelser fra hovedreglen

Retten til aktindsigt omfatter - uanset hovedreglen i FVL § 12 - en række interne arbejdsdokumenter, der foreligger i endelig form, når

dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse
dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen
dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder. Se FVL § 13, nr. 1 - 3.

Andre dokumenter

Retten til aktindsigt omfatter endvidere ikke en række specifikt angivne og udtømmende opregnet dokumenttyper:

Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder.
Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af om retssag bør føres. Se FVL § 14, nr. 1 - 3.

Undtagelse af oplysninger

Visse oplysninger er undtaget fra aktindsigt. Se FVL §§ 15- 15 b.

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses af hensyn til statens sikkerhed eller rigets forsvar. Se FVL § 15. Bestemmelsen svarer til offentlighedslovens § 31. Se afsnit A.A.6.2.2.3.4.4.

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses af hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser mv. Se FVL § 15 a, stk. 1.Bestemmelsen svarer til offentlighedslovens § 32. Se afsnit A.A.6.2.2.3.4.4.

Det er ikke en betingelse for at kunne undtage oplysningerne fra retten til aktindsigt efter ovennævnte to bestemmelser, at der efter en konkret vurdering kan påvises en nærliggende fare for, at de omtalte interesser vil lide skade af væsentlig betydning, hvis aktindsigten imødekommes.

I en sag udtalte Folketingets Ombudsmand, at den dagældende bestemmelse i forvaltningslovens § 15, stk. 1, nr. 2 (enslydende med den nugældende FVL § 15 a, stk. 1) ikke fandt anvendelse ved afgørelse af aktindsigt i en dobbeltbeskatningsssag. Se FOB1992, 238.

Konkret afvejning

Retten til aktindsigt i oplysninger kan begrænses ud fra hensynet til private eller offentlige interesser. Se FVL §§ 15 a, stk. 2 og 15 b.

I modsætning til bestemmelserne om undtagelse af dokumenter, der er absolutte, forudsætter anvendelse af bestemmelserne om undtagelse af oplysninger, en konkret afvejning af modstående hensyn.

Der skal i denne afvejning på den ene side indgå hensynet til partens interesse i at kunne benytte de pågældende oplysninger til varetagelse af sit tarv, og på den anden side "afgørende hensyn" til den pågældende selv, andre private interesser eller offentlige interesser.

Hensynet til partens varetagelse af sit tarv på den ene side omfatter her partens tarv under sagens behandling, herunder overvejelser om sagens indbringelse for højere administrativ myndighed, domstole eller Folketingets Ombudsmand.

Hensynet til offentlige eller private interesser på den anden side må for at kunne begrunde indskrænkning i partens adgang til aktindsigt være af en sådan styrke, at de i det konkrete tilfælde bedømmes som "afgørende" modhensyn. Med anvendelsen af ordene "afgørende hensyn" er det tilkendegivet, at oplysninger kun kan undtages fra aktindsigt, hvor der er nærliggende fare for, at privates eller det offentliges interesser vil lide skade af væsentlig betydning, hvis begæringen imødekommes.

Afvejningen af hensyn skal foretages for hver enkelt oplysning og dokument for sig. Se forudsætningen herom i FVL § 14 . Se om Ekstrahering nedenfor.

Særligt om hensynet til det offentliges kontrolvirksomhed

Efter en konkret afvejning kan partens ret til oplysninger bl.a. begrænses af hensyn til det offentliges kontrol- eller planlægningsvirksomhed mv. Se FVL § 15 b, nr. 2.

Om bestemmelsens anvendelsesområde har ombudsmanden i en sag om afslag på aktindsigt i en dobbeltbeskatningssag udtalt, at den dagældende bestemmelse i forvaltningslovens § 15, stk. 1, nr. 2 (enslydende med den nugældende FVL § 15 b, nr. 2) kun i ganske begrænset omfang ville kunne finde anvendelse. Se FOB1992, 238.

Om bestemmelsens anvendelsesområde har ombudsmanden i en sag om afslag på aktindsigt i anmeldelser udtalt, at der efter hans opfattelse ikke forelå sådanne hensyn som kunne begrunde at den anmeldte/parten ikke straks skulle have aktindsigt i sagen. Det gjaldt både oplysningerne om, at der forelå anmeldelser, oplysningerne om anmelders navn, indholdet af anmeldelserne og øvrige dokumenter med oplysninger om den anmeldtes/partens indtægter som musiker. Se FOB 2004, 346.

Ombudsmanden konkluderede, at bestemmelsen i tidligere gældende FVL § 15, stk. 1, nr. 4 ( enslydende med den nugældende FVL § 15 b, nr. 2), kun kan anvendes, når der i forhold til partens ret til aktindsigt foreligger afgørende modhensyn af en sådan karakter, at der efter et konkret skøn er nærliggende og sandsynliggjort fare for, at kontrolhensyn vil lide skade af væsentlig betydning.

Det præciseres herved, at det forhold, at det "ikke kan udelukkes" at der vil indtræde kontrolmæssig skadevirkning, ikke er tilstrækkeligt.

Det præciseres endvidere, at det forhold, at kontrolprocessen vanskeliggøres, ikke i sig selv er et afgørende modhensyn, når selve kontrolformålet ikke samtidig lider skade af væsentlig betydning. Det er i denne sammenhæng uden betydning om partens interesse i at kende oplysningerne antages at være mere eller mindre tungtvejende, hvis der ikke foreligger sådanne afgørende hensyn, der taler imod meddelelse af aktindsigt.

Særligt hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet

►Partens ret til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Se FVL § 15 b, nr. 5. For at undtage oplysninger omfattet af bestemmelsen fra partens ret til aktindsigt skal afgørende hensyn til de interesser, der er opregnet i bestemmelsen, tale imod udleveringen af oplysningerne til parten.◄

Delvis aktindsigt

Såfremt de hensyn, der er nævnt i FVL §§ 15- 15 b , kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der meddeles parten aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Se FVL § 15 c. Bestemmelsen svarer til bestemmelsen i OFL § 34.

Ekstrahering

Selv om et dokument er undtaget fra aktindsigt efter FVL §§ 12 og 14, har myndighederne en ekstraheringspligt. Se FVL § 14 a, stk. 1, 1. pkt.

Det betyder, at myndigheden har pligt til at meddele aktindsigt i visse oplysninger efter de øvrige regler i forvaltningslovens kapitel 4, uanset bestemmelserne i lovens §§ 12 og 14. Pligten omfatter oplysninger vedrørende sagens faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse, og som alene er indeholdt i det pågældende dokument. Se FVL § 14 a, stk. 1, 1. pkt.

Tilsvarende gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger i endelig form, som findes i sådanne dokumenter, der er omfattet af FVL §§ 12 og § 14, nr. 1 og 2. Se FVL § 14 a, stk. 1, 2. pkt.

Der er ikke pligt til at foretage ekstrahering efter forvaltningslovens § 14 a, stk. 1 af oplysninger, der fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten. Se FVL § 14 a, stk. 2.

Hvis dokumenter er undtaget fra aktindsigt efter FVL §§ 12 og 14, skal det fremgå af afgørelsen om aktindsigt, at spørgsmålet om ekstrahering har været vurderet i de pågældende dokumenter.

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området:

Udtalelser fra Ombudsmanden	Udtalelsen i stikord	Yderligere kommentarer
Udtalelse fra Ombudsmanden
FOB 2004, 346	Partens ret til aktindsigt kan efter bestemmelsen kun begrænses, når der foreligger afgørende modhensyn af en sådan karakter, at der efter et konkret skøn er nærliggende og sandsynliggjort fare for at kontrolhensyn vil lide skade af væsentlig betydning. Se dagældende FVL § 15, stk. 1, nr. 4.
FOB 1994, 52	Interne arbejdsdokumenter, der videregives til en klage-, kontrol- eller tilsynsmyndighed i anledning af en klage over afslag på aktindsigt i de pågældende dokumenter, er uanset videregivelsen ikke omfattet af aktindsigt.
FOB 1992, 238	Partens ret til aktindsigt i en dobbeltbeskatningssag kunne ikke afslås med henvisning til FVL § 15 b, nr. 2)
FOB 1992,60	Myndigheden vil have pligt til den, der er part i en sag til løbende eller med regelmæssige mellemrum at gøre parten bekendt med nye dokumenter i sagen.
FOB 1975, 318	Interne arbejdsdokumenter, der videregives til Folketinget Ombudsmand i forbindelse med en klage, er uanset videregivelse - og klagens indhold - heller ikke omfattet af aktindsigt.