Indhold
Dette afsnit handler om opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale.
Afsnittet indeholder:
- Opbevaringsperiode og opbevaringsmåde
- ►Opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet◄
Opbevaringsperiode og opbevaringsmåde
Hovedregel
Den bogføringspligtige skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden gør det muligt selvstændigt og entydigt at finde frem til bogførings- og regnskabsmaterialet.
Undtagelser
Der er følgende undtagelser fra hovedreglen:
- Ikke krav om opbevaring af kassestrimler.
- Et sammentællingsbilag, hvori kassestrimlerne bogføres som en sumpost, anses for fornøden dokumentation.
- En almindelig beskrivelse af det anvendte edb-system skal kun opbevares i 1 år efter underskrivelsen af årsregnskabet.
- Beskrivelsen af automatisk genererede registreringer og opbevaring mv. af bogførings- og regnskabsmateriale, skal dog opbevares i 5 år efter hovedreglen, hvis materialet ikke opbevares i klarskrift.
Se
- Erhvervstyrelsens (tidl. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) Bogføringsvejledning bogfoeringsvejledningen, juni 1999, kap. 7-8.
Bemærk
I forhold til bogføringsloven indeholder skatte- og afgiftslovgivningen flere steder pligt for detailhandelsvirksomheder til at opbevare kassestrimler i mindst 1 år. Se afsnit A.B.3.1.4 om bogføringslov i forhold til regnskab efter skattelovgivningen.
►Opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet
Hovedregel - regnskabsmateriale i papirform skal opbevares Danmark
Ifølge bogføringsloven skal regnskabsmateriale, som ikke opbevares elektronisk, opbevares i papirform her i landet. Se bogføringslovens § 12, som er ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, og som trådte i kraft 1. marts 2015.
Elektronisk regnskabsmateriale
Elektronisk regnskabsmateriale kan (uden forudgående ansøgning eller anmeldelse) opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige
- opbevarer materialet efter bogføringslovens regler for opbevaringsmåde,
- til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet,
- opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle nødvendige adgangskoder mv. her i landet, så offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang til materialet, og
- sørger for at regnskabsmaterialet kan udskrives i klar skrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.
Undtagelser til kravet om opbevaring på papir i Danmark
Bogføringslovens § 12, stk. 5 og 6, indeholder modifikationer til udgangspunktet om opbevaring af regnskabsmateriale i papirform her i landet.
Der er således mulighed for midlertidig opbevaring af regnskabsmateriale i papirform i udlandet samt mulighed for opbevaring i udlandet af regnskabsmateriale, der knytter sig til en virksomheds udenlandske aktiviteter.
Det betyder, at regnskabsmateriale på papir for indeværende og foregående måned kan opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige
- opbevarer materialet efter bogføringslovens regler for opbevaringsmåde,
- til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet.
Interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet må opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden.
Andet bogførings- og regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet må opbevares i det pågældende udland for indeværende og de foregående 3 måneder efter de ovennævnte to generelle betingelser for at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i udlandet.
Desuden er det tilladt at opbevare regnskabsmateriale i papirform i de nordiske lande (Finland, Island, Norge eller Sverige). Se bogføringslovens § 12, stk. 4.
Bemærk
Ved manglende overholdelse af bogføringslovens regler om opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet kan Erhvervsstyrelsen pålægge virksomheden at bringe det ulovlige forhold til ophør ved, at virksomheden tilbagetager regnskabsmaterialet fra udlandet.◄
Se også
Om ændringer af skatteansættelsen, der understøttet af domstolenes og landsskatterettens praksis kan ske, hvis regler for opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale efter bogføringsloven samt skatte- og afgiftslovgivningen ikke overholdes, i afsnit A.B.5.2 om oplysningspligt og skønsmæssig ansættelse.