Hvis transaktionen er kompleks eller usædvanligt stor (set i forhold til kunden), eller hvis transaktionsmønstret er usædvanligt (set i forhold til kunden), bør medarbejderen hos kasinoet notere den konkrete hændelse.
Noteringspligten omfatter faktuelle oplysninger om spilleren og transaktionen samt en konklusion. Notatet skal være tilstrækkeligt til at genopfriske hukommelsen. Udgangspunktet vil ofte være spillerens egen forklaring om formålet med transaktionen, eventuelt sammenholdt med forklaringer indhentet fra kollegaer, som har kontakt med eller opgaver i relation til spilleren.
Noteringen kan eksempelvis omfatte følgende:
- Transaktionens formål
- Korrespondance med spilleren
- Kontoregistreringer
- Oplysninger om legitimationsdokumenter
- Underskrevne dokumenter af ordregivende karakter (kontooprettelse mv.).
Noteringerne bør opbevares også selv om undersøgelsen resulterer i, at mistanken afkræftes, og at Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK) derfor ikke underrettes.
Hvor meget der bør noteres og opbevares i den enkelte sag afhænger af forholdets kompleksitet. Oftest vil det være nok at opbevare oplysninger om transaktionens formål.
I mere komplekse situationer vil de opbevarede oplysninger også kunne indeholde interne overvejelser og vurderinger. Det kan fx være oplysninger om, at transaktionen er vurderet lovlig og ikke giver anledning til yderligere undersøgelse, eller at transaktionen ikke på det foreliggende grundlag er mistænkelig, men at der skal være et skærpet opsyn med de efterfølgende transaktioner. Det kan også være, at det noteres, at transaktionen skal undersøges nærmere, eller at der skal gives underretning til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK).
Notater i forbindelse med undersøgelser af mistænkelige transaktioner hører til kasinoets interne arbejdsdokumenter, som spilleren ikke har adgang til at gøre sig bekendt med.
Da der kan være tale om følsomme oplysninger i henhold til persondataloven, anbefales det, at de noterede oplysninger kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.
Dokumenter og registreringer vedrørende transaktioner skal opbevares, så de kan fremfindes samlet i mindst 5 år efter transaktionernes gennemførelse.
Se også
- Afsnit J.A.11.5.9 om opbevaring af dokumenter og registreringer.