En myndighed har pligt til af egen drift i hver enkelt sag om aktindsigt efter offentlighedsloven at overveje, om der skal gives aktindsigt i videre omfang. Se OFL § 14.

Hvis en myndighed har undtaget dokumenter eller oplysninger fra aktindsigt efter OFL §§ 23 - 35, følger det af OFL § 14, stk. 1, at myndigheden har pligt til at overveje meroffentlighed i disse dokumenter/oplysninger. Meroffentlighed kan ikke gives, hvis det vil være i strid med anden lovgivning, herunder reglerne om tavshedspligt i FVL § 27 og SFL § 17 eller  databeskyttelsesforordningen artikel 6, 9 og 10 samt databeskyttelsesloven §§ 6-8.

Denne bestemmelse gælder også, hvis en myndighed har undtaget en sag fra aktindsigt efter OFL §§ 19 - 21. Se OFL § 14, stk. 2. I dette tilfælde har myndigheden dog kun pligt til at foretage en mere samlet og overordnet vurdering af, om der skal meddeles aktindsigt i sagens dokumenter og/eller oplysninger. Der er således ikke pligt til at gennemgå hvert enkelt dokument eller hver enkelt oplysning i sagen.

Bestemmelsen gælder også dokumenter, der indeholder oplysninger, der er omfattet af OFL § 30, nr. 1 (om enkeltpersoners private forhold), se afsnit A.A.6.2.2.3.4.4. I dette tilfælde er myndigheden forpligtet til at foretage en nødvendig anonymisering af de pågældende oplysninger, forinden dokumenterne udleveres. Ombudsmanden har udtalt, at der kan gives afslag på aktindsigt, hvis anonymiseringen skønnes at kræve mere end "nævneværdig brug" af myndighedens ressourcer, se FOB 2014.36. Ombudsmanden udtalte endvidere, at et sådan ressourceforbrug må antages at være nået tidligere end grænsen i OFL § 9, stk. 2, nr. 1, som er på 25 timer, se afsnit A.A.6.2.2.3.1.

Det forhold, at en myndighed har pligt til at vurdere om der skal gives meroffentlighed, betyder, at myndigheden i sin afgørelse om aktindsigt, skal oplyse, at vurderingen er foretaget. Hvis myndigheden vurderer, at der ikke skal gives meroffentlighed, skal denne vurdering begrundes.

Den enkelte myndighed er ud over de tilfælde, der er nævnt i OFL § 14, ikke afskåret fra efter eget skøn at give aktindsigt i videre omfang, hvis dette ikke strider mod regler om tavshedspligt eller reglerne i databeskyttelsesforordningen artikel 6, 9 og 10 samt databeskyttelsesloven.  §§ 6-8.

En myndighed kan således godt give aktindsigt i sager om førelse af en kalender efter OFL § 22, hvis dette kan gøres, uden at det vil være i strid med reglerne om tavshedspligt eller reglerne i persondataloven.

Myndigheden skal være opmærksom på, at anmodninger om aktindsigt i sager eller dokumenter, der kan undtages fra aktindsigt, i almindelighed skal efterkommes, hvis andre personer tidligere efter bestemmelsen om meroffentlighed har fået adgang til de pågældende sager eller dokumenter.

Det gælder dog ikke, hvis der har været en særlig saglig begrundelse for at give meroffentlighed til bestemte private, og disse saglige hensyn ikke gør sig gældende i forhold til andres anmodninger om aktindsigt.

I de tilfælde, hvor en myndighed ikke er afskåret fra at give meraktindsigt på grund af tavshedspligt, forudsætter et afslag på meraktindsigt, at myndigheden udøver et konkret skøn og afvejer de hensyn som taler for at imødekomme anmodningen, over for de hensyn som taler imod. De hovedhensyn, som er bestemmende for skønsudøvelsen under en sådan afvejning, skal også indgå i et skriftligt afslag på meraktindsigt, jf. FVL § 24. Se FOB 2009, 5-3 om afvejning af hensyn og udformning af begrundelse ved afslag på meraktindsigt.

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området: