Indhold
Dette afsnit handler om opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale.
Afsnittet indeholder:
- Opbevaringsperiode og opbevaringsmåde
- Opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet
Opbevaringsperiode og opbevaringsmåde
Hovedregel
Den bogføringspligtige skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden gør det muligt selvstændigt og entydigt at finde frem til bogførings- og regnskabsmaterialet.
Undtagelser
Der er følgende undtagelser fra hovedreglen:
- Ikke krav om opbevaring af kassestrimler.
- Et sammentællingsbilag, hvori kassestrimlerne bogføres som en sumpost, anses for fornøden dokumentation.
- En almindelig beskrivelse af det anvendte edb-system skal kun opbevares i 1 år efter underskrivelsen af årsregnskabet.
- Beskrivelsen af automatisk genererede registreringer og opbevaring mv. af bogførings- og regnskabsmateriale, skal dog opbevares i 5 år efter hovedreglen, hvis materialet ikke opbevares i klarskrift.
Se
Bemærk
I forhold til bogføringsloven indeholder skatte- og afgiftslovgivningen flere steder pligt for detailhandelsvirksomheder til at opbevare kassestrimler i mindst 1 år. Se afsnit A.B.3.1.4 om bogføringslov i forhold til regnskab efter skattelovgivningen.
Opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet
Hovedregel - regnskabsmateriale i papirform skal opbevares Danmark
Ifølge bogføringsloven skal regnskabsmateriale, som ikke opbevares elektronisk, opbevares i papirform her i landet. Se bogføringslovens § 12, som er ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, og som trådte i kraft 1. marts 2015.
Elektronisk regnskabsmateriale
Elektronisk regnskabsmateriale kan (uden forudgående ansøgning eller anmeldelse) opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige
- opbevarer materialet efter bogføringslovens regler for opbevaringsmåde,
- til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet,
- opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle nødvendige adgangskoder mv. her i landet, så offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang til materialet, og
- sørger for at regnskabsmaterialet kan udskrives i klar skrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.
►Se også Erhvervsstyrelsens supplement til den gældende bogføringsvejledning om elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale og offentlige myndigheders adgang hertil.◄
Undtagelser til kravet om opbevaring på papir i Danmark
Bogføringslovens § 12, stk. 5 og 6, som er ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015, indeholder modifikationer til udgangspunktet om opbevaring af regnskabsmateriale i papirform her i landet.
Der er således mulighed for midlertidig opbevaring af regnskabsmateriale i papirform i udlandet samt mulighed for opbevaring i udlandet af regnskabsmateriale, der knytter sig til en virksomheds udenlandske aktiviteter.
Det betyder, at regnskabsmateriale på papir for indeværende og foregående måned kan opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige
- opbevarer materialet efter bogføringslovens regler for opbevaringsmåde,
- til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet.
Interne og eksterne bilag for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet må opbevares i det pågældende udland i hele opbevaringsperioden.
Andet bogførings- og regnskabsmateriale for den bogføringspligtiges aktiviteter i udlandet må opbevares i det pågældende udland for indeværende og de foregående 3 måneder efter de ovennævnte to generelle betingelser for at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i udlandet.
Desuden er det tilladt at opbevare regnskabsmateriale i papirform i de nordiske lande (Finland, Island, Norge eller Sverige). Se bogføringslovens § 12, stk. 4, som er ændret ved lov nr. 55 af 27. januar 2015.
Bemærk
Ved manglende overholdelse af bogføringslovens regler om opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet kan Erhvervsstyrelsen pålægge virksomheden at bringe det ulovlige forhold til ophør ved, at virksomheden tilbagetager regnskabsmaterialet fra udlandet.
Se også
Om ændringer af skatteansættelsen, der understøttet af domstolenes og landsskatterettens praksis kan ske, hvis regler for opbevaring af bogførings- og regnskabsmateriale efter bogføringsloven samt skatte- og afgiftslovgivningen ikke overholdes, i afsnit A.B.5.2 om oplysningspligt og skønsmæssig ansættelse.