Af hensyn til de særlige regler, som gælder for momsberegning i virksomheder, der udfører byggearbejde for egen regning (se evt. afsnit D.A.21.3.4.4 om momsgrundlaget), skal der for hver enkelt byggesag føres et specificeret regnskab for hver momsperiode, som gør det muligt for Skattestyrelsen at kontrollere beregningen af "pålægsmomsen", jf. momsbekendtgørelsens § 73. I regnskabet må der specielt tages hensyn til, at momspligten kun omfatter det arbejde ved projekteringen og opførelsen, som virksomheden selv udfører.
I tilfælde, hvor momsen af udførte byggearbejder skal beregnes på grundlag af virksomhedens almindelige salgspris eller en kalkuleret salgspris, skal der for hver enkelt byggesag foreligge specificerede kalkulationer, der viser, hvordan momsgrundlaget er beregnet.
Som eksempel kan nævnes, at der ved opførelse på egen, lejet eller lejers grund af bygninger til salg eller udlejning skal foreligge følgende specificerede oplysninger om den enkelte byggesag:
- kostpris for materialer anvendt ved de byggearbejder, som virksomheden selv har udført
- lønudgifter inkl. sociale ydelser, som virksomheden har afholdt i forbindelse med projektering og opførelse
- værdi af indehaverens eget arbejde vedrørende projektering og opførelse
- andre omkostninger vedrørende de byggearbejder, som virksomheden selv har udført, fx anvendelse af virksomhedens materiel og udgifter til arbejdspladsindretning
- de procenttillæg til materialer og lønudgifter mv., som virksomheden beregner sig til dækning af generalomkostninger og fortjeneste, samt specifikation af hvordan virksomheden har beregnet disse procenttillæg.
Materialer, som virksomheden indkøber til brug for andre håndværksvirksomheders arbejde ved byggeriet, samt køb af håndværksarbejde mv. (entrepriser), som udføres af andre virksomheder, skal bogføres særskilt i regnskabet for byggesagen. Årsagen er, at der ikke skal beregnes "pålægsmoms" af sådanne materialeindkøb og entrepriser.
Da momsberegningen for byggeri for egen regning skal foretages for den enkelte momsperiode, skal der i det specificerede regnskab foretages registrering af værdien af anvendte materialer og lønudgifter mv. i forbindelse med de arbejdsydelser, der er udført i momsperioden.
De beregnede momsbeløb overføres for hver momsperiode til virksomhedens almindelige momsregnskab.
Virksomheder, der anskaffer fast ejendom eller foretager til- eller ombygningsarbejder, der helt eller delvist anvendes i forbindelse med en registreret virksomhed, jf. ML §§ 43-44, skal opbevare regnskabsmaterialet i 10 år efter anskaffelsen af den faste ejendom eller til- og ombygningsarbejdet. Se momsbekendtgørelsens § 91, stk. 3.
Om de generelle regnskabsbestemmelser, se afsnit A.B.3.3 om faktureríng og regnskab - moms.