Importøren skal kunne dokumentere den angivne toldværdi. Importøren skal altså afgive alle nødvendige oplysninger og dokumenter. Anvendes transaktionsværdien, skal en genpart eller kopi af handelsfakturaen være til stede hos importøren eller dennes repræsentant eller vedlægges enhedsdokumentet, hvis nødproceduren anvendes. Til bekræftelse af omkostningselementer og handelsvilkår kan de danske toldmyndigheder kræve, at der fremlægges andre dokumenter, fx transportdokumenter eller handelsaftaler.
Virksomhederne skal have den nødvendige dokumentation til rådighed, der er relevant for den toldprocedure, som varerne angives til. Se EUTK art. 162 og 163 samt GF art. 145.
Foreligger de nødvendige dokumenter til bekræftelse af varernes værdi eller oprindelse ikke på fortoldningstidspunktet, eller indeholder dokumenterne ikke de nødvendige oplysninger, kan der efter anmodning i fortoldningsangivelsen indrømmes varemodtageren en frist på en kalendermåned fra antagelsen af angivelsen til at tilvejebringe de nævnte dokumenter eller til at berigtige disse. Efter anmodning kan toldmyndighederne forlænge denne frist for så vidt angår dokumenter til bekræftelse af toldværdien. Se TBEK § 42.
Se også EUTK art. 15. og afsnit A.B.7.
Der gælder nøjagtigt de samme krav til dokumentation, når en importør anvender forenklede fremgangsmåder, fx når en importør har tilladelse til at anvende hjemstedsordningen. I sådanne tilfælde er hovedreglen, at dokumentationen ikke afgives til de danske toldmyndigheder, men arkiveres hos importøren. Dokumentationsmaterialet kan herefter indsendes eller forevises, hvis de danske toldmyndigheder anmoder om det eller foretager kontrol.
Fakturaen
Kun den rigtige handelsfaktura kan accepteres, når transaktionsværdien anvendes, det vil sige den faktura, som faktisk er grundlag for betalingen for varerne.
Se GF art. 145.
Hvis fakturaen er udstedt til en person, der er bosat i et andet EU-land, skal den afgives i to eksemplarer. Det ene eksemplar afstemples af de danske toldmyndigheder og leveres tilbage til importøren, så det kan sendes til den person, som fakturaen er udstedt til. Denne regel skal kun anvendes ved brugen af "nødproceduren", det vil sige, når papirudgaven anvendes.
Importøren skal sørge for, at fakturaen oversættes, hvis de danske toldmyndigheder kræver det.
Fakturaen skal som hovedregel indeholde:
- Sælgerens navn og adresse.
- Køberens navn og adresse.
- Sted og dato for fakturaens udfærdigelse.
- Kollienes antal, art, mærker og numre.
- En nøjagtig specifikation af sendingens indhold, herunder oplysning om vareart (design, kvalitet, artikelnummer eller lignende) og nettomængden for hver vareart (stykantal, masse eller mål efter branchemæssig sædvane).
- Specificeret prisangivelse for hver prisenhed.
- Alle øvrige betingelser vedrørende betaling, salg eller overtagelse samt levering, herunder oplysning om indrømmede rabatter eller prisnedsættelser med angivelse af disses karakter.
Hvis der mangler oplysninger om rabatter eller prisreduktioner, der forud er fratrukket fakturabeløbet, eller om fakturerede rabatters karakter, skal importøren supplere fakturaen med sådanne oplysninger. Se afsnit F.A.10.2.1.3 Rabatter.
Kredit- og debetnotaer
Hvis en leverandør korrigerer en fakturapris, kan den korrigerede pris accepteres som toldværdi, forudsat at det er den pris, der faktisk er betalt eller skal betales. Svarer fakturaen ikke til den indgåede aftale, må importøren som dokumentation for korrektionen fremlægge kredit- eller debetnota.
Kreditnotaer skal utvetydigt referere til den pågældende faktura ved henvisning til fakturanummer, fakturadato og varespecifikation. Dette gælder fx i tilfælde, hvor fakturaprisen korrigeres for prisnedsættelser, der modsvarer fejl eller mangler ved varerne eller varesendingen, eller for regnefejl eller fradragsberettigede rabatter.
Fragtbreve mv.
Til bekræftelse af transportomkostningerne skal importøren ved fortoldningen fremlægge dokumentation i form af ►den endelige fragtregning og eventuelt◄ fragtbrev, konnossement eller lignende. Fotokopier kan antages.
Det bemærkes i denne sammenhæng, at "freight prepaid" udelukkende er et udtryk for, at fragten er forudbetalt, og altså ikke hvem der har betalt den.
Ønsker importøren fradrag for transportomkostninger efter indførslen til EU's toldområde og kendes de samlede transportomkostninger ikke, kan de sædvanlige omkostninger til en sådan transport trækkes fra. Hvis de danske toldmyndigheder kræver det, skal importøren fremlægge den tarif, der henvises til.