Indhold
Dette afsnit handler om reglen for notatpligt efter offentlighedsloven (OFL).
Se vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen nr. 9847 af 19. december 2013 punkt 14 om notatpligt.
Der findes også i RSL regler om notatpligt. Se A.C.1.2.3.
Afsnittet indeholder:
- Baggrund
- Regel
- Betingelser
- Aktindsigt
- Forskellige typer af notater
- Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
- Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.
Baggrund
Reglen om notatpligt skal sikre, at det faktiske grundlag, der er af betydning for sagens afgørelse virkelig findes i de pågældende sager, uanset hvordan myndigheden er kommet i besiddelse af dem.
Regel
I sager, hvor der træffes afgørelse har forvaltningsmyndigheden, her Skatteforvaltningen, pligt til at notere oplysninger. Se OFL § 13. ►Ved siden af den lovbestemte notatpligt gælder der også en ulovbestemt retsgrundsætning om at gøre notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, hvis de relevante oplysninger ikke allerede fremgår af sagens dokumenter. Dette gælder dog kun, hvis det er en traditionel administrativ sag, der har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren, og at det er naturligt og ønskeligt, at der gøres notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt.◄
Notatpligten gælder også i forbindelse med anmeldelser, herunder anonyme.
Når Skatteforvaltningen modtager en anmeldelse på telefon, og anmelderen oplyser eget navn, men ønsker at være anonym, skal Skatteforvaltningen gøre anmelderen opmærksom på, at Skatteforvaltningen har notatpligt. Det betyder, at Skatteforvaltningen skal notere indholdet af de mundtlige oplysninger, herunder navnet på den, der giver Skatteforvaltningen oplysningerne.
Notatpligten gælder ikke i forbindelse med behandling af sager indenfor strafferetsplejen. Se OFL § 13, stk. 3.
De oplysninger, der skal noteres er oplysninger
- om en sags faktiske grundlag, der er af betydning for sagens afgørelse, som myndigheden modtager mundtligt eller på anden måde
- som myndigheden på anden måde er bekendt med, fx fra andre sager.
- eksterne faglige vurderinger.
- væsentlige sagsekspeditionsskridt.
Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.
►Det afgørende for, om der er tale om oplysninger om "en sags faktiske grundlag", er, om oplysningerne bidrager til at supplere sagens bevismæssige grundlag eller i øvrigt tilvejebringes for at skabe klarhed om sagens faktiske omstændigheder. Ved en "faglig vurdering" forstås en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål. Det kan fx være udtalelser fra et privat konsulentfirma, læger, arkitekter eller lignende.◄
Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et ekspeditionsskridt skal betragtes som væsentligt, og det må derfor bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde. Vurderingen af et ekspeditionsskridts væsentlighed skal foretages på det tidspunkt, hvor det pågældende skridt tages.
Betingelser
Der knytter sig visse betingelser til notatpligten, herunder form, indhold, gennemførelse og opbevaring.
Dette skema viser de betingelser, der knytter sig til notatpligt:
Betingelse | Beskrivelse |
| Formen | Der skal snarest muligt udarbejdes et skriftligt notat med indholdet af oplysningerne |
| Afgørelsessag | Notatpligten omfatter sager hvor der bliver truffet afgørelse. En afgørelse defineres i forvaltningsretten som en forvaltningsmyndigheds meddelelse til typisk en borger/virksomhed om, hvad der er eller skal være ret for den pågældende i en konkret og aktuelt foreliggende situation. Se afsnit A.A.2 om afgørelser contra vejledning. |
| Omfanget af pligten | Notatpligten omfatter fx oplysninger, der modtages: - under et møde
- mundtligt eller som myndigheden på anden måde bliver bekendt med
- telefonisk
- under en besigtigelse
- via informationssøgning i andre sager
- via registre med mere
- under samtale med medarbejder i egen eller ved anden myndighed.
|
| Eksempel på forskellige typer af notater | - der udarbejdes notat af telefonisk samtaler i form af et telefonnotat
- der udarbejdes notat fra et møde i form af et mødenotat
- notat udarbejdet af parten og / eller partsrepræsentant
|
| Praktisk gennemførelse | Lovgivningen indeholder ikke regler for gennemførelse. Det vil være praktisk at oplysninger indskrives i et nyt dokument og akteres til den relevante sag. |
| Notatets indhold | Sagens journalnummer og notats dato Hvem deltager Hvornår samtalen fandt sted Hvor oplysningerne kommer fra Referat af samtalens hovedpunkter |
| Pligt til opbevaring af dokument | Der er pligt til at bevare dokumentet i sagen af hensyn til aktindsigt og sikring af bevis. Opbevaring kan ske som kopi i papir eller elektronisk |
Aktindsigt
Dokumenter, som indeholder oplysninger, der er noteret i henhold til notatpligten, er en del af grundlaget for afgørelsen og er undergivet aktindsigt med de undtagelser, der følger af OFL §§ 19-35.
Sådanne dokumenter er ligeledes omfattet af parters ret til aktindsigt med de undtagelser, der følger af FVL §§ 12-15b.
Se også
Se også afsnit A.A.6.3 om indsigt efter databeskyttelsesforordningens art. 15, jf. databeskyttelseslovens § 22. Se SKM2016.123.SKAT.
Konsekvenser, hvis betingelserne ikke er opfyldte
En tilsidesættelse af kravet om notatpligt kan medføre, at en klageinstans eller en domstol må lægge borgerens oplysninger til grund i den udstrækning oplysningerne ikke strider mod sagens oplysninger i øvrigt. ►Manglende dokumentation kan derfor have bevismæssig skadevirkning. Se FOB2016.11, hvor ombudsmanden udtalte, at manglende dokumentation for vejledning gav bevismæssig skadevirkning for en kommune.◄
Manglende opfyldelse af notatpligten skal være konkret væsentlig, for at den kan medføre, at afgørelsen er ugyldig. Se SKM2010.281.ØLR, hvor overtrædelsen af notatpligten ikke havde en sådan konkret væsentlighed, at det medførte ugyldighed af afgørelsen.
I en sag var det usikkert, om notatpligten var opfyldt vedrørende diverse møder forud for en afgørelse. Byretten fandt ikke, at den eventuelt manglende opfyldelse af notatpligten medførte ugyldighed. Se SKM2008.635.BR.
Oversigt over domme, kendelser, afgørelser, SKM-meddelelser mv.
Skemaet viser relevante afgørelser på området:
| Afgørelse | Afgørelsen i stikord | Yderligere kommentarer |
| Landsretsdomme |
| SKM2010.281.ØLR | Overtrædelsen af notatpligten har ikke været af en sådan konkret væsentlighed, at det medfører ugyldighed af afgørelsen. Afgørelsen ikke ugyldig. | Tilsvarende: SKM2010.280.ØLR |
| Byretsdomme |
| SKM2008.635.BR | Notatpligtens overholdelse usikker. Evt. manglende overholdelse vil ikke føre til ugyldighed. | |
| Landsskatteretskendelser |
| ►SKM2021.693.LSR◄ | ►Det daværende SKAT havde i forbindelse med sagsbehandlingen haft telefonsamtale med Erhvervsstyrelsen. Landsskatteretten fandt, at der ikke var grundlag for at fastslå, at Skatteforvaltningen havde begået sagsbehandlingsfejl, der efter en konkret væsentlighedsvurdering kunne føre til afgørelsens ugyldighed ved ikke at lave telefonnotat af den telefoniske del af kommunikationen med Erhvervsstyrelsen, jf. notatpligten i offentlighedslovens § 13. Der blev lagt til grund, at Erhvervsstyrelsens telefoniske oplysninger og vurderinger, der havde været relevant for sagens afgørelsen, allerede fremgik af sagens dokumenter.◄ | |
| SKAT |
| SKM2016.123.SKAT | Notatpligt i forbindelse med anmeldelser. | Meddelelsen er offentliggjort før databeskyttelsesforordningen og -loven træder i kraft pr. 25. maj 2018. |
Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand
| Udtalelser fra Ombudsmanden | Udtalelsen i stikord | Yderligere kommentarer |
| ►FOB2020.18◄ | ►Vurderingsstyrelsen (tidligere SKAT) havde afgivet nogle vejledende udtalelser om grundværdi mv. for projektejendomme. De vejledende udtalelser indeholdt en vurdering rettet specifikt mod et bestemt sagsforhold. Den videregivne vurdering skulle danne grundlag for et salgsmateriale, så private borgere kunne træffe beslutninger af vidtrækkende økonomisk betydning. Ombudsmanden udtalte, at det burde være anført i sagerne, hvilke oplysninger der var indhentet til brug for vurderingen (om det var fra andre sager eller fra registre om fx priser/normaltal for de grundværdiområder, der var sammenlignelige). Ombudsmanden udtalte, at selvom der var tale om vejledende udtalelser, skulle de leve op til de retlige krav, herunder notat- og journaliseringspligten.◄ | |
| ►FOB2016.11◄ | ►Ankestyrelsen havde anset en ansøgning om førtidspension for at være trukket tilbage. Mor og datter anførte, at ansøgningen ikke var trukket tilbage, og at kommunen ikke havde vejledt datteren ordentligt. Ombudsmanden udtalte, at det ikke kunne konkluderes, at kommunen havde overholdt sin vejledningspligt om bl.a. forskellen på de gamle og nye regler om førtidspension og muligheden for at fastholde ansøgningen. Ombudsmanden udtalte, at det ikke kunne konkluderes, at der var givet vejledning i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav, og at det burde have fremgået af journalnotatet, at der var givet en sådan vejledning.◄ | |
| ►FOB2012.3◄ | ►En borger klagede til ombudsmanden over sagsbehandlingstiden i Udlændingeservice og Integrationsministeriet. Borgeren klagede bl.a. over, at han havde kontaktet Udlændingeservice telefonisk for at høre, hvornår han kunne forvente en afgørelse i sagen. Det blev lagt til grund, at borgeren ved telefonsamtalen fik at vide, hvornår afgørelsen kunne forventes i sagen. Udlændingeservice skrev ikke notat om samtalen. Efter ombudsmandens opfattelse var der tale om en ekspedition i den konkrete sag, som Udlængeservice efter den almindelige efter den almindelige retsgrundsætning om notatpligt eller god forvaltningsskik burde have gjort notat om.◄ | |