Hvis jeres forening fører sit regnskab i et IT-system, er det sandsynligt, at den ønskede fil kan dannes direkte herfra. Findes denne mulighed ikke, kan I selv opbygge filen i et regneark, fx Excel. Data, der er trukket direkte ud fra et regnskabssystem, har ikke den ønskede struktur, men kan tilrettes i et regneark, fx med udgangspunkt i en tekstfil.
Indberetningsfilen skal være i fast format og semikolonseparerede filer.
Der tilføjes et start- og et slutindivid. Se efterfølgende beskrivelse om hvad start- og slutindividet skal indeholde.

Indtastning i et regneark
Nedenfor ses et skærmbillede, som viser indtastningen i et regneark og hvordan data til indberetningen skal følge hinanden kolonne- og rækkevis. Her er vist startindividet (linje 1), to indberetninger og slutindividet (her linje 4). De viste cpr- og cvr-nr. er fiktive.

 

Regnearket skal inden indtastningen opsættes til tekstformat:

  • Marker kolonne A til I.
  • Højre klik, vælg "Formater celler".
  • På fanebladet "Tal" vælges "Tekst". Så vil tekst og tal blive vist, som det er skrevet.

I har nu opsat regnearket til tekstformat og kan begynde indtastning.

Startindivid, linje 1:

  • I Kolonne A skrives 0001 i tal.
  • I kolonne B skrives foreningens cvr-/se-nr.
  • I kolonne C skrives et leverancenummer, som er et 9 cifret tal, der opsættes af indberetter. Tallet må ikke udelukkende indeholde 0 "nul". Leverancenummeret skal være unikt, dvs. at nummeret skal være forskelligt for hver fil, der indberettes.
  • I kolonne D skrives indsenders navn, højst 35 tegn.

Som det fremgår af billedet, er data følgende (linje 2 og 3 i eksemplet):

  • Kolonne A: Er en konstant, 2262.
  • Kolonne B: Foreningens cvr-/se-nr.
  • Kolonne C: Givernes cpr-nr. eller cvr-/se-nr. Cvr-/se-nr. angives med 2 foranstillede nuller fx 0012345678, så længden bliver 10 tegn.
  • Kolonne D: Indkomståret, hvor gaven er givet. 4 cifre fx 2023.
  • Kolonne E: Er blank her. Er reserveret til et fortegn, hvis foreningen på et senere tidspunkt skal sende rettelser med negative beløb. Blank betyder derfor "plus".
  • Kolonne F: Gave- eller ydelsesbeløb i hele kr., uden punktum eller komma.
  • Kolonne G: Markeres med "A" for alm. gave efter ligningslovens § 8A eller "L" for løbende ydelse efter ligningslovens § 12.
  • Kolonne H: Er til foreningens eget brug, og kan bruges efter behov. Skattestyrelsen bruger og gemmer ikke disse informationer til behandling af indberetningen. I skal være opmærksom på, at filen kan fejle ved brug af specialtegn. Der kan bruges tal og bogstaver.
  • Kolonne I: Rettekode, som er 0 ved alm. indberetninger og 1 ved rettelser.

Slutindivid (sidste linje i filen, linje 4 i viste eksempel):
I kolonne A skrives "9998" i tal - det markerer linjen for slutindivid. I kolonne B skrives foreningens cvr-/se-nr. I kolonne C skrives antal indberetninger inkl. startlinjen og slutlinjen - i det viste eksempel tallet 4.

Gem regnearket
Inden I går videre til næste afsnit, bør I gemme filen som et almindelig regneark.

Dan fil til indberetning
Regnearket kan ikke uden videre sendes til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. Det skal først gemmes som semikolon-separeret fil, inden det sendes videre til Skattestyrelsen.

 

Som det ses i skærmbillederne herover, skal I gøre følgende:

  1. Vælg punktet "Gem som" i menuen "Filer".
  2. Vælg "Filtype" - "CSV (semikolonsepareret)" i rullemenuen.
  3. Skriv et valgfrit filnavn

I har nu gemt to filer. Det oprindelige regneark og en CSV semikolonsepareret fil. Det ser sådan ud:

 

Det er den CSV semikolonseparerede fil, der overføres via TastSelv Erhverv. Den er ikke klar til at blive overført endnu.

Den semikolonseparerede fil skal nu åbnes ved brug af computerens Notesblok program. Højre klik på filen og åbn med Notesblok. Se skærmprint nedenfor.

Hvis I skal redigere i indberetningen - åben altid regnearket, der er gemt som almindeligt Excel-regneark. Ret og gem, hvorefter I på ny gemmer som CSV-semikolonsepareret fil.

 

Til orientering er den semikolonseparerede fil vist nedenfor, åbnet i computerens Notesblok-program.

 

Filen skal redigeres i Notesblok. Der er 5 semikolon tegn i første linje (startindivid-linjen) og 6 semikolon tegn i sidste linje (slutindivid-linjen). Disse semikolontegn slettes inden filen kan uploades til os.

Den færdige fil - efter sletning af semikolon-tegn - ser sådan ud:

 

Gem det færdige regneark åbnet i Notesblok ved at klikke på "Filer" og tryk "gem".

I er nu klar til at indberette jeres fil:

  1. Log på TastSelv Erhverv
  2. Vælg Øvrige indberetninger
  3. Vælg Gaver og bidrag
  4. Vælg Velgørende institutioner
  5. Vælg Indberette gaver til velgørende institutioner
  6. Vælg Indberetning af oplysninger ved filoverførsel
  7. Vælg Indkomstår med rullepilen
  8. Angiv filnavn ved at bruge funktionen Gennemse
  9. Vælg Fortsæt

I har nu indberettet til Skattestyrelsen. Bemærk at valg af årstal i rullepil menuen og årstal i filen skal være identiske.

Herefter kommer et kvitteringsbillede. Skattestyrelsen anbefaler at I tager et print af kvitteringen. Kvitteringen ser sådan ud (vist i Skattestyrelsens demo-program):