1. Sammenfatning

Dette styresignal erstatter SKM2008.848.SKAT og ændrer retningslinjerne for Skatteforvaltningens henvendelser om en sag og dens afgørelse, når en borger eller en virksomhed er repræsenteret af en anden.

2. Partsrepræsentation generelt

At være part i en sag hos en offentlig myndighed kan ofte være krævende både økonomisk og personligt. På den baggrund har man som part i en sag hos en offentlig myndighed ret til at lade sig repræsentere eller bistå af andre. Dette kan eksempelvis være en advokat, revisor eller lægmand.

At lade sig repræsentere i en sag hos en myndighed kan ske på flere måder. Partsrepræsentanten kan eksempelvis træde i partens sted således, at myndigheden retter direkte henvendelse til denne. Herudover kan en repræsentant også fungere som bisidder, hvor denne eksempelvis deltager sammen med parten i møder med myndigheden.

Retten til partsrepræsentation fremgår af forvaltningslovens § 8. Bestemmelsen finder udelukkende anvendelse i sager, hvor der bliver truffet en afgørelse. Bestemmelsen er dog udtryk for et almindeligt princip om, at man almindeligvis kan lade sig repræsentere eller bistå.

I de efterfølgende afsnit vil reglerne om partsrepræsentation blive beskrevet i forhold til Skatteforvaltningen.   

3. Baggrund og problemstilling

Er en borger eller en virksomhed repræsenteret ved en anden, er Skatteforvaltningen som udgangspunkt forpligtet til at korrespondere med partsrepræsentanten. Ligeledes er Skatteforvaltningen som udgangspunkt berettiget til udelukkende at korrespondere med partsrepræsentanten, herunder fx om sagens afgørelse, med bindende virkning for parten. Skatteforvaltningen er dog berettiget til at sende en kopi af en afgørelse og eventuel brevveksling i sagen til parten, medmindre parten frabeder sig dette.

Det fremgik af SKM2008.848SKAT: "Hvis en repræsentant på vegne af en borger/virksomhed besvarer en henvendelse fra SKAT eller retter henvendelse til SKAT som led i et nyt sagsforløb, og denne repræsentant er advokat, statsautoriseret eller registreret revisor, konsulent i driftsøkonomi, jf. § 1 i lov om tilskud til jordbrugets konsulentvirksomhed, eller medlem af Foreningen af Danske revisorer, eller er ansat hos en af de nævnte grupper, skal efterfølgende henvendelser fra SKAT ske til både borgeren/virksomheden og repræsentanten."

Er der tale om en henvendelse fra en repræsentant, der ikke er omfattet af den kreds, der er beskrevet ovenfor, skal Skatteforvaltningens efterfølgende henvendelser ske til borgeren eller virksomheden selv, medmindre Skatteforvaltningen er i besiddelse af en gyldig fuldmagtserklæring. Endvidere skal repræsentanten informeres om, at Skatteforvaltningens efterfølgende henvendelser kun vil ske til borgeren/virksomheden selv, hvis ikke Skatteforvaltningen forinden har modtaget en fuldmagtserklæring.

Borger- og retssikkerhedschefen har i rapport fra juni 2016 "Evaluering af implementeringen af initiativer fra projekt afgørelser i Kundeservice", bemærket, at SKM2008.848.SKAT må forstås således, at alle Skatteforvaltningens henvendelser til en nærmere angivet gruppe af professionelle repræsentanter tillige skal sendes til borgeren eller virksomheden. I øvrige tilfælde må henvendelserne fra Skatteforvaltningen alene sendes til repræsentanten, hvis borgeren eller virksomheden har givet fuldmagt hertil. Retningslinjerne er en skærpelse af de forvaltningsretlige krav ved partsrepræsentation. Borger- og retssikkerhedschefen anbefalede derfor, at retningslinjerne om korrespondance med repræsentanter blev omformuleret, og at der blev udarbejdet et nyt styresignal herom.

4. Regelgrundlaget

Det fremgår af forvaltningslovens § 8, at:

Stk. 1. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse.

Stk. 2. Bestemmelsen i stk. 1, 1. pkt., gælder ikke, hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, eller hvor andet er fastsat ved lov.

Af Justitsministeriets vejledning 1986-12-04 nr.11740 om forvaltningsloven, pkt. 43, fremgår:" Har en part under hele sagen været repræsenteret af en anden, bør henvendelser fra myndigheden om sagens behandling og om sagens afgørelse normalt gives til den pågældende repræsentant. Når det findes hensigtsmæssigt, kan der også gives underretning til parten selv. Fremsætter en part anmodning om, at henvendelser fra myndigheden også eller i stedet rettes til parten selv, bør myndigheden efterkomme anmodningen. Har parten kun været repræsenteret eller bistået under en tidligere del af sagen, skal underretning gives til parten selv".

Reglerne er nærmere beskrevet i Den juridiske vejledning 2018-2 afsnit A.A.7.4.2 Repræsentation.

5. Fremtidige retningslinjer

5.1. Nyt sagsforløb starter på Skatteforvaltningens initiativ

Ved påbegyndelse af et nyt sagsforløb skal der som udgangspunkt kun ske henvendelse til borgeren/ virksomheden selv, medmindre Skatteforvaltningen på henvendelsestidspunktet har positivt kendskab til, at denne har en aktuel repræsentant. Ved positivt kendskab forstås, at Skatteforvaltningen har fået det oplyst mundtligt eller skriftligt fra borgeren/virksomheden.

Hvis Skatteforvaltningen har oplysning om, at borgeren/virksomheden har en repræsentant, gælder de krav om en fuldmagt, som er beskrevet nedenfor under punkt 5.3.1.

Eksempel 1:

Skatteforvaltningen tager kontakt til en skatteyder, da denne er udtaget til kontrol i forbindelse med et indsatsprojekt. Skatteforvaltningen har kendskab til, at skatteyderen i tidligere korrespondance med Skatteforvaltningen har været repræsenteret ved en advokat.

Skatteforvaltningen skal rette henvendelse til skatteyderen og ikke til advokaten, idet der ikke foreligger oplysninger om, at advokaten aktuelt repræsenterer skatteyderen i forbindelse med kontrolsagen.

Eksempel 2

Skatteforvaltningen tager kontakt til en skatteyder, da denne skal dokumentere et fradrag. Skatteforvaltningen har året forinden haft kontakt til samme skatteyder om samme forhold. I det foregående år var skatteyderen repræsenteret ved en revisor.

Skatteforvaltningen skal rette henvendelse til skatteyderen og ikke til revisoren, idet der ikke foreligger oplysninger om, at revisoren aktuelt repræsenterer skatteyderen i forbindelse med sagen om fradrag.

Eksempel 3

Skatteforvaltningen har udtaget en skatteyder til kontrol. Skatteforvaltningen er i besiddelse af en fuldmagt fra skatteyderen, hvor det fremgår, at i fremtidige sager mellem Skatteforvaltningen og skatteyderen, vil den pågældende revisor repræsentere skatteyderen.

Skatteforvaltningen retter henvendelse til revisoren, og sender samtidig en kopi af brevet til skatteyderen. Sidstnævnte er alene god service. Skatteforvaltningen er ikke forpligtet til det.

5.2. Henvendelser fra borgeren/virksomheden selv

Hvis en borger/virksomhed selv retter henvendelse til Skatteforvaltningen under et sagsforløb, hvor borgeren/virksomheden har en repræsentant, skal Skatteforvaltningen anmode borgeren/virksomheden om at bekræfte mundtligt eller skriftligt, at repræsentanten ikke er fravalgt for fremtiden. Såfremt borgeren/virksomheden ikke svarer, kan Skatteforvaltningens efterfølgende henvendelser kun ske til borgeren/virksomheden selv.

En sådan anmodning om bekræftelse på, at repræsentanten ikke er fravalgt for fremtiden er dog unødvendig, hvis det klart kan lægges til grund, at henvendelsen er sket i forståelse med repræsentanten og uden hensigt om fravalg af repræsentanten.

Eksempel 1

En revisor har på vegne af en skatteyder anmodet om genoptagelse af skatteyderens årsopgørelse. Skatteforvaltningen har korresponderet med revisor om fremsendelse af yderligere dokumentation. Skatteyderen retter nu henvendelse til Skatteforvaltningen vedrørende dokumentationen.

Skatteforvaltningen skal anmode skatteyderen om at oplyse, om revisor er fravalgt i forbindelse med den fremtidige sagsbehandling af genoptagelsessagen. Kopi af brevet til skatteyderen sendes til repræsentanten.

5.3. Enhver henvendelse fra en repræsentant

Hvis en repræsentant på vegne af en borger/virksomhed besvarer en henvendelse fra Skatteforvaltningen eller retter henvendelse til Skatteforvaltningen, som led i et nyt sagsforløb, er Skatteforvaltningen som udgangspunkt forpligtet til at korrespondere med repræsentanten. Når en borger/virksomhed har en repræsentant, vil Skatteforvaltningen være berettiget til udelukkende at drøfte sagen med repræsentanten, og Skatteforvaltningen vil også være berettiget til fx at meddele afgørelsen til denne med bindende virkning for parten.

Når det findes hensigtsmæssigt, kan Skatteforvaltningen også give underretning til parten selv, eller hvis det fremgår ved lov eller med hjemmel i lov. Hvis parten anmoder om, at henvendelser fra Skatteforvaltningen også eller i stedet rettes til parten selv, skal Skatteforvaltningen imødekomme en sådan anmodning.

Hvis Skatteforvaltningen vælger at korrespondere med både repræsentanten og parten på et tidspunkt under sagen, bør Skatteforvaltningen fortsætte med dette under hele sagens forløb.

Eksempel 1

En statsautoriseret revisor kontakter Skatteforvaltningen vedrørende en virksomhed, som han repræsenterer. Skatteforvaltningen fortsætter korrespondancen med revisoren, da denne er omfattet af den nævnte gruppe pkt. 5.3.1.

Eksempel 2

Skatteforvaltningen har undervejs i et sagsforløb korresponderet med en repræsentant. Skatteforvaltningen har ikke modtaget det anmodede materiale og har efter fristen udløb forsøgt at få kontakt til repræsentanten. Da det ikke lykkedes at modtage det anmodede materiale fra repræsentanten, kontakter Skatteforvaltningen skatteyderen med kopi til repræsentanten.

5.3.1 Krav om fuldmagt

Hvis repræsentanten er advokat, statsautoriseret eller registreret revisor, drifts-, økonomi- eller skattekonsulent inden for jordbrugsfaglige områder, medlem af organisationen FSR-Danske Revisorer, eller er ansat hos en af de nævnte grupper, er det ikke en betingelse, at der foreligger en fuldmagt fra borgeren/virksomheden for, at Skatteforvaltningens henvendelser om en sag og dens afgørelse kun sker til repræsentanten. Er repræsentanten fra en af de nævnte grupper, bør der kun forlanges dokumentation for repræsentationen, hvis der foreligger forhold, der gør repræsentationens (fortsatte) eksistens tvivlsomt.

Er der tale om en henvendelse fra en repræsentant, der ikke er omfattet af den kreds, der er beskrevet ovenfor, er det en betingelse for, at Skatteforvaltningens efterfølgende henvendelser om en sag og dens afgørelse kun sker til repræsentanten, at Skatteforvaltningen er i besiddelse af en gyldig skriftlig fuldmagtserklæring. Repræsentanten skal informeres om, at Skatteforvaltningens efterfølgende henvendelser om en sag og dens afgørelse kun vil ske til borgeren/virksomheden, hvis ikke Skatteforvaltningen forinden har modtaget en gyldig skriftlig fuldmagtserklæring.

Eksempel 1

En kvinde kontakter Skatteforvaltningen, da hendes mand er blevet syg og ikke er i stand til at varetage sine egne skatteforhold.

Skatteforvaltningen skal kontakte kvinden og gøre opmærksom på, at Skatteforvaltningen kun kan fortsætte korrespondancen med kvinden, hvis hun formidler en fuldmagt fra sin mand om, at hun repræsenterer ham. Samtidig kontakter Skatteforvaltningen manden og orienterer om sagsforløbet.

5.3.2 Fuldmagtens indhold

En skriftlig fuldmagtserklæring kan formuleres således:

"Undertegnede xx giver hermed Skatteforvaltningen tilladelse til, at alle henvendelser fra Skatteforvaltningen til mig i alle henseender/sagen vedrørende [indsæt her hvad]/dele [angiv her hvilke dele der gives tilladelse til fremadrettet] sendes til YY, som er min repræsentant i forhold til Skatteforvaltningen. Denne tilladelse gælder, indtil undertegnede udtrykkeligt tilbagekalder tilladelsen overfor Skatteforvaltningen. "

På hjemmesiden www.skat.dk findes en blanket med den nævnte tekst i gruppe 02, skat, attestationer, blankettens nr. er 02.043.

5.4 Skatteforvaltningens ældre it- og sagsbehandlingssystemer

I visse af Skatteforvaltningens ældre it- og sagsbehandlingssystemer udskrives materialeindkaldelser, forslag og afgørelser alene til parten, og ikke til partsrepræsentanten, selvom Skatteforvaltningen har kendskab til, at der er en repræsentant. Dette kan også være tilfældet i forbindelse med masseudsendelse af fx rykkere eller foreløbige fastsættelser. Dette skyldes, at systemerne er baseret på forældede teknologier, der ikke gør det muligt at registrere en partsrepræsentant i systemerne og dermed udskrive disse henvendelser til partsrepræsentanten. Skatteforvaltningen har opmærksomhed på denne problemstilling, og det er Skatteforvaltningens hensigt, at systemerne på sigt skal kunne håndtere retningslinjerne om partsrepræsentation.

6. Gyldighed

Dette styresignal har virkning fra offentliggørelsen på hjemmesiden www.skat.dk.

Indholdet af styresignalet vil blive indarbejdet i Den Juridiske Vejledning 2020-1, afsnit A.A.7.4.2 Repræsentation. Herefter er styresignalet ophævet.