| Forvaltningsloven regulerer parters udvidede
adgang til aktindsigt i afgørelsessager.
Personkreds Forvaltningsloven gælder for parters anmodninger om aktindsigt
i afgørelsessager, jf. FVL § 9, stk. 1, 1. pkt. Forvaltningsloven indeholder
ikke en definition af partsbegrebet, men udtrykket skal forstås i overensstemmelse
med det almindelige forvaltningsretlige partsbegreb, herunder den praksis, der har
udviklet sig i tilknytning hertil. Afgørelsens adressat, dvs. den person afgørelsen
rettes til, er utvivlsomt part. Men også andre end adressaten kan være
part. Som part anses i øvrigt personer, der har en væsentlig, direkte,
individuel og retlig interesse (af økonomisk eller personlig art) i sagens
afgørelse og udfald.
Myndigheden skal i tvivlstilfælde sikre sig, at den der anmoder om aktindsigt
efter forvaltningsloven kan identificere sig som part, hvis imødekommelse af
anmodningen indebærer videregivelse af oplysninger, der kunne og skulle være
undtaget efter offenlighedslovens regler.
Sagstyper Forvaltningsloven gælder for anmodninger om aktindsigt i afgørelsessager,
dvs. sager hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed,
jf. FVL § 2, stk. 1. Ved afgørelser forstås konkrete retsakter, der
fastsætter hvad der er eller skal være ret i et foreliggende tilfælde.
Uden for lovens anvendelsesområde falder således faktisk forvaltningsvirksomhed,
processuelle beslutninger, indstillinger og høringsudtalelser til en anden
myndighed, tjenestebefalinger og almindelige beslutninger om tjenstlige forhold,
generelle retsakter samt indgåelse af kontraktsforhold og andre privatretlige
dispositioner, jf. afsnit B.
Reglerne
om aktindsigt gælder envidere ikke for verserende straffesager, herunder administrative
straffesager på skatteministeriets område jf. FVL § 9, stk. 3. For
at der er tale om en administrativ straffesag, må det kræves, at den kompetente
myndighed har taget konkrete skridt til at behandle sagen som straffesag. Er en
straffesag rejst, har partens beskikkede advokat dog adgang til aktindsigt, men
de indhentede oplysninger må ikke videregives til parten uden myndighedernes
samtykke, jf. § 2 i lov nr. 489 af 19. september 1984 om adgang til forsvarerbistand
under en administrativ skatte- eller afgiftssag. I verserende sager, hvor sigtede/tiltalte
ikke er eller vil blive repræsenteret af en forsvarer, bør sigtede endvidere
efter princippet om meroffentlighed meddeles aktindsigt i oplysninger om faktiske
forhold, hvis det er åbenbart, at der ikke foreligger nogen misbrugsrisiko.
Der kan ligeledes meddeles aktindsigt i andre oplysninger, som måtte indgå
i sagen, fx vidneafhøringer, hvis det efter en konkret vurdering må anses
for ubetænkeligt.
En part i en straffesag kan dog opnå aktindsigt efter særlige regler,
når sagen er afgjort, jf. FVL § 18. I modsætning til hovedreglen
om, at anmodninger om aktindsigt ikke skal være begrundet, er det efter denne
bestemmelse en betingelse, at parten kan anføre væsentlige grunde til
støtte for ønsket om aktindsigt. Denne betingelse vil eksempelvis være
opfyldt, hvis der er en begrundet formodning om, at aktindsigt vil sætte en
part i stand til at gøre et erstatningsansvar gældende over for sigtede
eller tiltalte i sagen, eller hvis denne part herved vil kunne godtgøre, at
der er begået en fejl ved straffesagens behandling. Det vil endvidere kunne
tillægges betydning, om den pågældende part vil kunne skaffe sig
oplysningerne på anden måde.
Forholdet til tavshedspligt Hverken almindelige eller særlige regler
om tavshedspligt begrænser parters adgang til aktindsigt efter forvaltningsloven,
jf. FVL § 9, stk. 2. Skattemyndighedernes særlige tavshedspligt efter
SSL § 37 og SKL § 6 F er derfor eksempelvis uden betydning for afgørelser
om aktindsigt efter forvaltningsloven. Oplysninger, der svarer til de fortrolige
oplysninger, der er omfattet af SSL § 37 og SKL § 6 F kan efter en konkret
vurdering undtages fra aktindsigt efter FVL § 15, stk. 1, jf. nedenfor. Anvendelse
af bestemmelsen kan især være aktuel i sager, hvor der er flere parter.
Meroffentlighed Reglerne i forvaltningslovens kapitel 4 regulerer ligesom
offentlighedslovens regler kun spørgsmålet om, i hvilket omfang forvaltningen
er forpligtet til at give adgang til aktindsigt. Den enkelte myndighed er derfor
ikke afskåret fra efter eget skøn at give parten/parterne i en sag aktindsigt
i videre omfang end fastsat i forvaltningsloven, hvis dette ikke strider mod regler
om tavshedspligt. Dette gælder selv om forvaltningsloven ikke - ligesom offentlighedsloven
- indeholder en særlig bestemmelse om meroffentlighed.
Det skyldes, at forvaltningsloven er en minimumslov, der indeholder en lovfæstelse
af de mindstekrav vedrørende de mest grundlæggende rettigheder, der tilkommer
den, der er part i en forvaltningsag. Loven er således ikke til hinder for,
at parten tillægges rettigheder og beføjelser, der går videre end
loven kræver.
Omfang og undtagelser Partens ret til aktindsigt omfatter med de undtagelser,
der er nævnt i FVL §§ 12 - 15, alle dokumenter i sagen, herunder
journaludskrift og andre fortegnelser over sagens dokumenter, jf. FVL § 10,
stk. 1.
Undtagelsesbestemmelserne i FVL §§ 12 - 14 omfatter undtagelse af dokumenter,
og bestemmelsen i FVL § 15 omfatter undtagelse af oplysninger.
Efter FVL § 12, stk. 1, nr. 1 - 3 omfatter partens ret til aktindsigt generelt
ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Bestemmelsen kan kun anvendes i det
omfang de pågældende dokumenter ikke videregives eller ikke tidligere
er blevet videregivet til andre myndigheder eller private. Udveksling af interne
dokumenter mellem eksempelvis en told- og skatteregion/et toldcenter og Told- og
Skattestyrelsen, mellem en af disse myndigheder og departementet eller mellem regioner/toldcentre
indbyrdes vil således indebære, at de pågældende dokumenter
mister deres interne karakter og undergives retten til aktindsigt efter forvaltningslovens
almindelige regler, jf. FOB 1999, 321. Dette gælder også for udveksling
mellem et toldcenter og en region, der har samme adresse og/eller samme chef.
Dette gælder som hovedregel også for interne arbejdsdokumenter, der videregives
til klage-, kontrol- eller tilsynsmyndigheder. Interne arbejdsdokumenter, der videregives
til en klage-, kontrol- eller tilsynsmyndighed i anledning af en klage over afslag
på aktindsigt i de pågældende dokumenter, vil dog ikke blive omfattet
af retten til aktindsigt, jf. FOB 1994, 52ff. Afgivelse af internt arbejdsmateriale
til Folketingets Ombudsmand i forbindelse med en klage vil - uanset klagens indhold
- heller ikke medføre, at det pågældende materiale omfattes af retten
til aktindsigt, jf. FOB 1975, 318.
Efter FVL § 13, nr. 1 - 3 omfatter retten til aktindsigt - uanset hovedreglen
i § 12 - en række interne arbejdsdokumenter, der foreligger i endelig
form, når
- dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende
en sags afgørelse,
- dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden
har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, eller
- dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed
for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn
til en sags faktiske omstændigheder.
Endelig er den generelle undtagelse af interne arbejdsdokumenter i § 12, stk.
1, nr. 1 - 3 suppleret med en række specifikt angivne dokumenttyper af intern
karakter i bestemmelserne i § 14, stk. 1, nr. 1 - 3 , der ligeledes er undtaget
fra retten til aktindsigt.
Efter FVL § 15, stk. 1, nr. 1 - 5 kan retten til aktindsigt i oplysninger begrænses
ud fra hensynet til private eller offentlige interesser. I modsætning til bestemmelserne
om interne arbejdsdokumenter i §§ 12 - 14, der er absolutte, forudsætter
anvendelse af § 15, stk. 1, nr. 1 - 5 en afvejning af modstående interesser.
Der skal i denne afvejning på den ene side indgå partens interesse i at
kunne benytte de pågældende oplysninger til varetagelse af sit tarv, og
på den anden side afgørende hensyn til den pågældende selv,
andre private interesser eller offentlige interesser. Partens varetagelse af sit
tarv omfatter her partens tarv under sagens behandling, herunder overvejelser om
sagens indbringelse for højere administrativ myndighed, domstole eller Folketingets
Ombudsmand.
Ekstrahering Selv om et dokument eller en oplysning er undtaget fra aktindsigt
efter FVL §§ 12, 14 eller 15, har myndighederne en ekstraheringspligt,
jf. FVL §§ 12, stk. 2, 14, stk. 2 og 15, stk. 2. Det betyder, at myndigheden
har pligt til at meddele aktindsigt i visse oplysninger efter de øvrige regler
i forvaltningslovens kapitel 4, uanset bestemmelsernes stk. 1. Pligten omfatter
oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er af væsentlig
betydning for sagens afgørelse. Hvis dokumenter eller oplysninger er undtaget
fra aktindsigt efter §§ 12, 14 eller 15, og hvis der ikke er faktiske
oplysninger af væsentlig betydning for sagens afgørelse, der skal videregives
efter ekstraheringspligten, skal det fremgå af afgørelsen om aktindsigt,
at spørgsmålet om ekstrahering har været vurderet i de pågældende
dokumenter. |